Sliter du med at du tidvis er lite effektiv på jobb? At du ikke kommer deg gjennom alle arbeidsoppgavene du egentlig hadde sett for deg? Jobber du uten å egentlig ha overordnet mål og mening med det du gjør? Eller lar du e-postprogrammet styre arbeidshverdagen din? Her er noen gode tips og råd til hvordan bli mer effektiv på jobb.
Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive i hverdagen
Det er slett ikke uvanlig å slite litt med konsentrasjonen på jobb, eller å bli overveldet av mengde oppgaver og store prosjekter at det er vanskelig å komme i gang. Heldigvis finnes det grep du kan ta for å bli mer fokusert og effektiv på jobb. Nedenfor har jeg samlet noen gode tips og råd å få hjulene i gang. Hovedpoenget her er å tenke nøye gjennom arbeidshverdagen, hva du ønsker å oppnå med den og hvordan du skal bevisst bygge opp dagen og legge til rette for en best mulig jobb.
13 gode råd for å mer effektiv på jobben
1. Sett deg klare mål for dagen
Hvis du ikke vet hva du skal få gjort, så er det lett for å bli revet med i andre mindre viktige gjøremål. Prioriter blant arbeidsoppgavene dine og sett deg gjerne opp klare mål for dagen, gjerne dagen før. Slik at når du kommer på jobben om morgenen så er det klinkende klart for deg hva du skal oppnå for dagen. Les også: Hvordan sette gode mål som er skapt for å oppnås
2. Del opp store gjøremål i (MYE) mindre deler
Har du store prosjekter foran deg som virker litt overveldende? Finn ut hvordan du kan dele prosjektet opp i mange små deler, slik at du kan fokusere på å tygge deg gjennom bit for bit.
3. Kast deg ut i det med en gang
Når du først har delt opp prosjektet i mindre biter, så ikke nøl med å kaste deg i det med en gang. Begynn med en liten bit, hva som helst egentlig. Det viktigste i starten er ikke hva du får gjort, men at du får kommet deg i gang. Når hjulene først har begynt å trille er det mye enklere å fortsette. Hopp i det! Les også: 6 enkle tips for å komme i gang
4. Legg til rette for effektivitet
Hver dag før du forlater kontoret, bør du gjøre deg selv en tjeneste. Rydd og legg til rette for en effektiv jobbdag i morgen. Sørg for at du har alt du trenger lett tilgjengelig og notater og mål synlig foran deg.
5. Legg bort distraksjoner
Så langt det lar seg gjøre så legg bort distraksjoner, slå av internet på mobilen om du kan, lukk e-postprogrammer når du ikke bruker det, sett deg selv på «Opptatt» på jobbchatten når du skal jobbe fokusert med noe. Sitter du i kontorlandskap bør du kanskje også investere i noen gode lyddempende hodetelefoner.
6. Sett av fokusert tid
Blokker tiden i kalenderen og gi gjerne beskjed til andre om at du er utilgjengelig i dette tidsrommet. Å ha en periode i løpet av dagen hvor du VET at du ikke blir distrahert er gull for konsentrasjonen.
7. Sjekk e-post kun få ganger om dagen
Mange jobber dessverre mer eller mindre ut fra e-posten sin (Been there done that). Ikke la e-posten styre og prioritere dagen din. Det meste haster ikke å svare på, spesielt ikke mer enn målene du har satt for dagen. Lukk ned e-postprogrammet (om jobben tillater dette) og sjekk kun e-posten ved noen faste tidspunkt i løpet av dagen. Du vil kanskje raskt merke hvor distraherende e-posten egentlig har vært.
8. Tren, spis og sov nok
Ikke undervurder helsen din! Trening, godt kosthold og søvn er helt avgjørende for at du klarer å jobbe fokusert over lengre tid. Mange løser dårlig effektivitet med å jobbe lenger, mens løsningen egentlig kanskje ligger i mangel på søvn, godt næring og trening (Les også: Hjernesterk)
9. Tren deg på å komme i flytsonen (Flow state)
Noe av det mest verdifull du kan lære deg er hvordan du får deg selv inn i flytsonen. Dette er det stedet hvor du glemmer tid og sted, hvor kreativiteten flyter fritt og du er som mest effektiv. Klarer du å få deg selv inn i denne modusen om så bare en liten time, så har du vunnet arbeidsdagen. Les mer her: Flytsonen – Din indre superheltmodus
10. Etabler gode arbeidsrutiner
Finn ut når du er mest konsentrert, når du er trøttest, når du blir mest distrahert og når du har mest energi osv i løpet av dagen. Lag en god arbeidsrutine i løpet av dagen som tar hensyn til dette, slik at du sørger for å få gjort de fokusert oppgavene når du er mest fokusert og de litt mer enkle gjøremålene når du er mest trøtt.
11. Ta deg pauser!
Ikke glem å ta deg gode pauser i løpet av dagen. Det beste er om du får til å trekke litt frisk luft, kanskje gå en liten runde ute, finne et stille sted å meditere, eller hvis du har muligheten ta deg noen trening eller tøyeøvelser. Å ta seg noen ekstra minutter med en god pause kan fort spares inn igjen i mer effektivitet etterpå.
12. Tenke nytt om gamle oppgaver
Det er lett for å falle i fellen hvor en gjør ting som de alltid har blitt gjort. Har til og med hørt eksempler om en rekke rapporter som hele 5 personer brukte flere timer på over flere dager for å lage som ble sendt oppover, men som ikke endte ut i noen ting. Ingen åpnet dem en gang! Hvis du har oppgaver du gjør ofte eller som krever mye tid, tenk gjennom om det går an å gjøre det på en annen måte og ha gjerne en liten brainstorming med andre involverte. Plutselig dukker det opp gode idéer til hvordan gjør det på en annen måte.
13. Bruk tid på å lære effektive verktøy
Apropos punktet over her. Hvis du i tillegg bruker litt tid på å lære deg gode verktøy som brukes i hverdagen din (eller som ikke er tenkt på enda, men som kan bli et godt verktøy) så vil du kunne få betalt igjen i ekstrem økning i effektivitet og enklere hverdag. Hvis du f. eks sitter å jobber i excel hele dagen, men egentlig bare kan basic excel så vil du kunne øke produktiviteten din enormt ved å sette av mer tid til å lære excel bedre. Et godt eksempel på dette er hvor jeg selv hadde gjentakende oppgaver som hver tok rundt 20 minutter hver gang. Jeg brukte en halv dag på å lære meg helt enkel VBA koding i excel (Gjennom googling, prøving og feiling) og resultatet var en makro i excel som kun krevde et klikk, så var 20-minuttersoppgaven gjort på 1 sekund, hver eneste gang oppgaven dukket opp! Effektiviteten gikk i taket!