Effektiv e-post strategi for en tom innboks og produktiv hverdag

tom innboks e-post strategi

En tom innboks er verdens beste følelse og gjør det enkelt å behandle nye e-poster effektivt. Her er min e-post strategi for en mer produktiv hverdag

Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive

Det kan hende det bare er meg, men jeg får litt fnatt når jeg ser andre som har over 1000 uleste meldinger i innboksen. Selv har jeg stort sett noen håndfulle (alle leste) e-poster liggende i innboksen og alle er stort sett flagget for oppfølging. Dette er måten jeg holder en tom innboks:

Tom innboks – Slik gjør jeg det:

1. Sjekker e-post noen få ganger

Jobben krever at jeg er tilgjengelig på e-post, men dette betyr ikke at jeg må være tilgjengelig kontinuerlig. Innboksen kan fort bli en distraksjon i hverdagen hvis hver e-post skal ta fokuset mitt fra det jeg egentlig gjør. Jeg prøver derfor å sjekke e-posten bare noen få ganger for dagen (Som i punkt 7 her). Dette kan være f. eks klokken 9-12-15.

2. Behandler e-posten umiddelbart

Når jeg sjekker e-post går jeg rett og slett på et lite raid hvor jeg optimalt sett kun trenger å se en e-post én gang (Som i punkt 13 her). E-posten behandles umiddelbart gjennom punktene 3-7. Erfaringsmessig går det mye mindre tid å ta slike raid med e-posten noen få ganger dagen, enn å ta e-post for e-post idet de kommer inn i innboksen. Målet med hvert raid er en tom innboks.

3. Sletter de e-poster uten mål og mening

Jeg får mye e-poster hvor jeg ikke skal gjøre eller svare noe og der hvor e-posten i seg selv ikke inneholder informasjon jeg trenger å beholde. Dette kan f. eks være korte enkle e-poster som gir meg informasjon som jeg kun trenger én gang. Info om et flyttet møte eller annen info med kort levetid. De slettes, umiddelbart etter jeg har lest.

4. Arkiverer informerende e-poster

E-poster som derimot inneholder informasjon jeg kan trenge i framtiden, men som jeg ikke skal gjøre noe med går rett inn i arkiv. Her er det lurt å bygge opp et godt strukturert e-postarkiv så du finner igjen det du trenger senere.

5. Kan det løses på under 5 minutter?

Noen e-poster krever ikke annet enn et lite svar, videresending eller at jeg fikser en liten ting. Hvis dette kan gjøres på noen få minutter så…

Continue reading →

15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive i hverdagen

Kevin Kruse intervjuet over 200 såkalte ultraproduktive suksessfulle mennesker. Blant disse var det 13 Olypiske utøvere, 20 A-studenter og over 200 vellykkede entreprenører. Han spurte dem alle et enkelt spørsmål «Hva er din største hemmelighet for produktivitet».

Det var mange av svarene som gikk igjen og disse har resultert i listen under med 15 ting suksessfulle mennesker gjør. Dette ble også til boken «15 Secrets Successful People Know about Time Management» (Affiliatelenke til Tanum.no)

1. De fokuserer på minutter, ikke timer

De fleste forholder seg til en timeplan, de ultraproduktive derimot forholder seg til en minuttplan. Hvert av de 1440 minuttene teller. Selv mener jeg denne kanskje er «en smule» ekstrem. Jeg vil heller ha friheten og fleksibiliteten enn å være låst til en minuttplan. Det har jeg tross alt prøvd før.

2. De fokuserer kun på 1 ting om gangen

De ultrproduktive var også veldig klar på hva deres viktigste oppgave den dagen var, og brukte gjerne to timer om morgenen utelukkende på denne oppgaven uten distraksjoner.

Å fokusere på én ting gjør det også lettere å falle inn i flytsonen – din indre superheltmodus.

Invest the first part of your day working on your number one priority that will help build your business. – Tom Ziglar

3. De bruker ikke to-do lister

Istedet for å samle opp overveldende to-do lister med hauger av gjøremål så bruker de kalenderen sin aktivt og setter av spesifikk tid på når noe skal utføres. Ifølge undersøkelser vil i snitt hele 41% av gjøremål to-do lister aldri bli utført, istedet…

Continue reading →

Gi deg selv tidenes forsprang på nyttårsforsettet – Start treningen nå!

dreamstime_s_23994247

Foto: © Smoxx78 | Dreamstime

Er du en av dem som venter på at kalenderen skal snu til nytt år før du begynner å trene? Start nå! Og gi deg selv tidenes forsprang på nyttårsforsettet!

Les også: Slik lykkes du med nyttårsforsettet ditt

Det er så lett, etter å ikke ha trent på altfor lenge, å sette den store treningsstarten på vent. Kanskje særlig nå som det nærmer seg jul og nyttår er det lett å unskylde seg med at det passer best å begynne ved nyttår, etter julestresset, og heller gjøre det til et nyttårsforsetter.

Men sannheten er; Det er overhode ingen vits å vente til nytt år dukker opp på kalenderen, det er ingen vits å vente til etter du har spist all julematen eller til det store januarrushet inntar treningssentrene over nyttår. Og selvsagt er det ingen vits å vente på motivasjonen, den kommer ikke av seg selv. Sett i gang nå, så får du tidenes forsprang på nyttårsforsettet ditt!

Les også: 10 råd for å lykkes med dine treningsmål

Bare tenk hvor deilig det føles når du kommer til nyttårsaften og du allerede har hatt en pangstart på treningen. Hvor godt det føles å begynne det nye året frisk, rask og med god samvittighet. Hadde ikke dette vært tidenes julegave til deg selv? En flying start inn i det nye året?

Du trenger selvsagt ikke å begynne med full trøkk gjennom julesesongen om du ikke er klar for det, men begynn i det små og bygg deg gradvis opp gjennom julesesongen. En liten treningsøkt her og en liten en der så er det plutselig veldig enkelt å bare fortsette over i nyåret.

The secret of getting ahead is getting started. The secret of getting started is breaking your complex, overwhelming tasks into small manageble tasks, and then starting on the first one – Mark Twain


Start treningen NÅ hos EVO (Annonse)

Hva venter du på? Kom i gang NÅ og tren for bare 299 kr ut 2017 på ditt lokale EVO-senter. Slår du til nå får du fri innmelding og 2 PT-timer med på kjøpet (Gjelder innen 30.nov)! Ingen bindingstid og kun 359 kr i mnd.

Bli medlem nå!

(Annonse)

Continue reading →