Effektiv e-post strategi for en tom innboks og produktiv hverdag

tom innboks e-post strategi

En tom innboks er verdens beste følelse og gjør det enkelt å behandle nye e-poster effektivt. Her er min e-post strategi for en mer produktiv hverdag

Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive

Det kan hende det bare er meg, men jeg får litt fnatt når jeg ser andre som har over 1000 uleste meldinger i innboksen. Selv har jeg stort sett noen håndfulle (alle leste) e-poster liggende i innboksen og alle er stort sett flagget for oppfølging. Dette er måten jeg holder en tom innboks:

Tom innboks – Slik gjør jeg det:

1. Sjekker e-post noen få ganger

Jobben krever at jeg er tilgjengelig på e-post, men dette betyr ikke at jeg må være tilgjengelig kontinuerlig. Innboksen kan fort bli en distraksjon i hverdagen hvis hver e-post skal ta fokuset mitt fra det jeg egentlig gjør. Jeg prøver derfor å sjekke e-posten bare noen få ganger for dagen (Som i punkt 7 her). Dette kan være f. eks klokken 9-12-15.

2. Behandler e-posten umiddelbart

Når jeg sjekker e-post går jeg rett og slett på et lite raid hvor jeg optimalt sett kun trenger å se en e-post én gang (Som i punkt 13 her). E-posten behandles umiddelbart gjennom punktene 3-7. Erfaringsmessig går det mye mindre tid å ta slike raid med e-posten noen få ganger dagen, enn å ta e-post for e-post idet de kommer inn i innboksen. Målet med hvert raid er en tom innboks.

3. Sletter de e-poster uten mål og mening

Jeg får mye e-poster hvor jeg ikke skal gjøre eller svare noe og der hvor e-posten i seg selv ikke inneholder informasjon jeg trenger å beholde. Dette kan f. eks være korte enkle e-poster som gir meg informasjon som jeg kun trenger én gang. Info om et flyttet møte eller annen info med kort levetid. De slettes, umiddelbart etter jeg har lest.

4. Arkiverer informerende e-poster

E-poster som derimot inneholder informasjon jeg kan trenge i framtiden, men som jeg ikke skal gjøre noe med går rett inn i arkiv. Her er det lurt å bygge opp et godt strukturert e-postarkiv så du finner igjen det du trenger senere.

5. Kan det løses på under 5 minutter?

Noen e-poster krever ikke annet enn et lite svar, videresending eller at jeg fikser en liten ting. Hvis dette kan gjøres på noen få minutter så…

Continue reading →

Logger av og tar tiden tilbake!

Tiden strekker ikke til! Det er så mye jeg ønsker å få gjort, men det er rett og slett bare ikke nok tid til alt. I hvert fall er det det jeg prøver å innbille meg for å dekke over den dårlige samvittigheten over all tiden jeg sløser bort på fis og fjas. For sannheten er – det er ikke mangel på tid som er problemet, det er hvordan jeg bruker den. Derfor logger jeg av.

Det er ikke tilfeldig og heller ikke første gang dette temaet dukker opp som det første innlegget etter en lang tørkeperiode her på bloggen. Stadig faller jeg inn i en felle, en innbilning, at jeg ikke får tid til å skrive innlegg her, sammen med alt det andre jeg ikke får tid til. Men sannheten er at det tar meg omtrent like lang tid å skrive dette innlegget som jeg bruker på youtube på én dag. Jeg bare velger youtube i stedet, tydeligvis.

Les også: Hvordan få tid til alt du ikke har tid til

Jeg gir bort oppmerksomheten min, helt gratis, hele tiden. Jeg gir den til de store selskapene som lever (godt) av å holde oppmerksomheten min lengst mulig. Youtube, Facebook, Snapchat, Twitter, Netflix, Google. De har alle tjent en formue på min og din oppmerksomhet (Se video under).

Når jeg gir bort oppmerksomheten min, så gir jeg også bort tiden og energien min. Oppmerksomhet, tid og energi som jeg heller kunne ha investert i noe som ville vært mer verdifullt for meg, som kunne tjent meg en formue, være seg formue i både opplevelser og penger.

Det er ikke holdbart å skylde på at jeg ikke har tid, hvis jeg allikevel på magisk vis har tid til alle disse mindre viktige tingene. Jeg har tid, jeg har masser av tid, like mye som alle andre, like mye som Richard Branson og Elon Musk.

Derfor har jeg logget av. Det er ikke et stort rigid prosjekt på noe vis, jeg bare logget av. Alt jeg i dag sjekker kontinuerlig på internett; facebook, snapchat, e-poster, aksjer, nettaviser, youtube – alt dette kan jeg sjekke 1-2 ganger i uken uten at verden går under. Så la meg gjøre nettopp det og ta tilbake tiden og oppmerksomheten min.

Les også (MRK): Justin skapte likerknappen, men har i dag slettet Facebook appen

Continue reading →

Tim Ferris – Slik lurer du deg selv til å slutte å prokrastinere

Tim Ferris deler sine beste råd om hvordan du kan slutte å prokrastinere og komme i gang med det du skal og vil for å nå dine mål!

Les også: Når du har så mye viktig å gjøre at du gjør noe helt annet istedet

Av og til hoper det seg rett og slett litt hopp. Mange små oppgaver, blir til et stort overveldende fjell som må bestiges. Men istedet for å begynne å klatre er det mye mer behagelig å snu ryggen til hele fjellet og gjøre noe helt annet istedet.

Continue reading →