Effektiv e-post strategi for en tom innboks og produktiv hverdag

tom innboks e-post strategi

En tom innboks er verdens beste følelse og gjør det enkelt å behandle nye e-poster effektivt. Her er min e-post strategi for en mer produktiv hverdag

Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive

Det kan hende det bare er meg, men jeg får litt fnatt når jeg ser andre som har over 1000 uleste meldinger i innboksen. Selv har jeg stort sett noen håndfulle (alle leste) e-poster liggende i innboksen og alle er stort sett flagget for oppfølging. Dette er måten jeg holder en tom innboks:

Tom innboks – Slik gjør jeg det:

1. Sjekker e-post noen få ganger

Jobben krever at jeg er tilgjengelig på e-post, men dette betyr ikke at jeg må være tilgjengelig kontinuerlig. Innboksen kan fort bli en distraksjon i hverdagen hvis hver e-post skal ta fokuset mitt fra det jeg egentlig gjør. Jeg prøver derfor å sjekke e-posten bare noen få ganger for dagen (Som i punkt 7 her). Dette kan være f. eks klokken 9-12-15.

2. Behandler e-posten umiddelbart

Når jeg sjekker e-post går jeg rett og slett på et lite raid hvor jeg optimalt sett kun trenger å se en e-post én gang (Som i punkt 13 her). E-posten behandles umiddelbart gjennom punktene 3-7. Erfaringsmessig går det mye mindre tid å ta slike raid med e-posten noen få ganger dagen, enn å ta e-post for e-post idet de kommer inn i innboksen. Målet med hvert raid er en tom innboks.

3. Sletter de e-poster uten mål og mening

Jeg får mye e-poster hvor jeg ikke skal gjøre eller svare noe og der hvor e-posten i seg selv ikke inneholder informasjon jeg trenger å beholde. Dette kan f. eks være korte enkle e-poster som gir meg informasjon som jeg kun trenger én gang. Info om et flyttet møte eller annen info med kort levetid. De slettes, umiddelbart etter jeg har lest.

4. Arkiverer informerende e-poster

E-poster som derimot inneholder informasjon jeg kan trenge i framtiden, men som jeg ikke skal gjøre noe med går rett inn i arkiv. Her er det lurt å bygge opp et godt strukturert e-postarkiv så du finner igjen det du trenger senere.

5. Kan det løses på under 5 minutter?

Noen e-poster krever ikke annet enn et lite svar, videresending eller at jeg fikser en liten ting. Hvis dette kan gjøres på noen få minutter så…

Continue reading →

15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive i hverdagen

Kevin Kruse intervjuet over 200 såkalte ultraproduktive suksessfulle mennesker. Blant disse var det 13 Olypiske utøvere, 20 A-studenter og over 200 vellykkede entreprenører. Han spurte dem alle et enkelt spørsmål «Hva er din største hemmelighet for produktivitet».

Det var mange av svarene som gikk igjen og disse har resultert i listen under med 15 ting suksessfulle mennesker gjør. Dette ble også til boken «15 Secrets Successful People Know about Time Management» (Affiliatelenke til Tanum.no)

1. De fokuserer på minutter, ikke timer

De fleste forholder seg til en timeplan, de ultraproduktive derimot forholder seg til en minuttplan. Hvert av de 1440 minuttene teller. Selv mener jeg denne kanskje er «en smule» ekstrem. Jeg vil heller ha friheten og fleksibiliteten enn å være låst til en minuttplan. Det har jeg tross alt prøvd før.

2. De fokuserer kun på 1 ting om gangen

De ultrproduktive var også veldig klar på hva deres viktigste oppgave den dagen var, og brukte gjerne to timer om morgenen utelukkende på denne oppgaven uten distraksjoner.

Å fokusere på én ting gjør det også lettere å falle inn i flytsonen – din indre superheltmodus.

Invest the first part of your day working on your number one priority that will help build your business. – Tom Ziglar

3. De bruker ikke to-do lister

Istedet for å samle opp overveldende to-do lister med hauger av gjøremål så bruker de kalenderen sin aktivt og setter av spesifikk tid på når noe skal utføres. Ifølge undersøkelser vil i snitt hele 41% av gjøremål to-do lister aldri bli utført, istedet…

Continue reading →

Ikke vent på motivasjonen, den kommer ikke av seg selv!

wait

Ikke vent på motivasjonen før du tar handling. Ta handling nå, så skaper du med det motivasjon til å fortsette!

Så mange ganger har jeg ventet på at motivasjonen skulle komme til meg og gi meg drivkraft til å sette i gang. Hver gang ser jeg ut til å glemme at motivasjonen ikke kommer av seg selv, den skaper jeg selv gjennom å ta handling.

Les også: Den fantastiske effekten av bittesmå vaner over tid

Det slår sjelden feil. Jeg venter passivt på at motivasjonen skal falle på magisk vis ned i fanget på meg. Ikke aner jeg hvor jeg innbiller meg at denne motivasjonen plutselig skulle komme fra eller hvem som skulle banke på døren og gi meg den, men jeg venter tålmodig, mens jeg distraherer meg med andre ting.

Men så, i lite øyeblikk uten særlig tanker eller driv bak gjør jeg en bitteliten ting. En bitteliten handling uten den store motivasjonen bak, men så plutselig er den der; Motivasjonen til å fortsette å ta handling! Jeg er i gang!

Små handlinger gir grobunn for motivasjon til større handlinger.

For idet øyeblikk jeg tar handling på noe, så vokser motivasjonen ut av dette. Et godt eksempel på dette er disse nettsidene mine. De har ligget stille i brakk store deler av dette året og motivasjonen for å skrive var totalt fraværende. Jeg skulle bare innom å fikse på en liten ting på den ene nettsiden. Plutselig var jeg i gang og skriver innlegg igjen med stort iver og masser av motivasjon.

Les også: 6 enkle tips til å komme i gang

Det samme opplevde jeg som student, særlig rundt eksamenstider. Dag etter dag gikk uten at jeg kom i gang, mens jeg ventet på at motivasjonen til å begynne å lese skulle komme til meg. En dag når jeg bare skulle sjekke pensumlisten var jeg plutselig i full gang med stort iver (ogsn smule panikk for å ha sløst bort de forrige dagene).

Små handlinger gir grobunn for motivasjon til større handlinger. Så ikke vent på motivasjonen til å ta tak i de store oppgavene, den kommer ikke av seg selv fra et magisk sted. Begynn med de bittesmå handlingene så vokser motivasjon ut av det til å fortsette og ta fatt på større ting med tiden.

Continue reading →