Effektiv e-post strategi for en tom innboks og produktiv hverdag

tom innboks e-post strategi

En tom innboks er verdens beste følelse og gjør det enkelt å behandle nye e-poster effektivt. Her er min e-post strategi for en mer produktiv hverdag

Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive

Det kan hende det bare er meg, men jeg får litt fnatt når jeg ser andre som har over 1000 uleste meldinger i innboksen. Selv har jeg stort sett noen håndfulle (alle leste) e-poster liggende i innboksen og alle er stort sett flagget for oppfølging. Dette er måten jeg holder en tom innboks:

Tom innboks – Slik gjør jeg det:

1. Sjekker e-post noen få ganger

Jobben krever at jeg er tilgjengelig på e-post, men dette betyr ikke at jeg må være tilgjengelig kontinuerlig. Innboksen kan fort bli en distraksjon i hverdagen hvis hver e-post skal ta fokuset mitt fra det jeg egentlig gjør. Jeg prøver derfor å sjekke e-posten bare noen få ganger for dagen (Som i punkt 7 her). Dette kan være f. eks klokken 9-12-15.

2. Behandler e-posten umiddelbart

Når jeg sjekker e-post går jeg rett og slett på et lite raid hvor jeg optimalt sett kun trenger å se en e-post én gang (Som i punkt 13 her). E-posten behandles umiddelbart gjennom punktene 3-7. Erfaringsmessig går det mye mindre tid å ta slike raid med e-posten noen få ganger dagen, enn å ta e-post for e-post idet de kommer inn i innboksen. Målet med hvert raid er en tom innboks.

3. Sletter de e-poster uten mål og mening

Jeg får mye e-poster hvor jeg ikke skal gjøre eller svare noe og der hvor e-posten i seg selv ikke inneholder informasjon jeg trenger å beholde. Dette kan f. eks være korte enkle e-poster som gir meg informasjon som jeg kun trenger én gang. Info om et flyttet møte eller annen info med kort levetid. De slettes, umiddelbart etter jeg har lest.

4. Arkiverer informerende e-poster

E-poster som derimot inneholder informasjon jeg kan trenge i framtiden, men som jeg ikke skal gjøre noe med går rett inn i arkiv. Her er det lurt å bygge opp et godt strukturert e-postarkiv så du finner igjen det du trenger senere.

5. Kan det løses på under 5 minutter?

Noen e-poster krever ikke annet enn et lite svar, videresending eller at jeg fikser en liten ting. Hvis dette kan gjøres på noen få minutter så…

Continue reading →

15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive i hverdagen

Kevin Kruse intervjuet over 200 såkalte ultraproduktive suksessfulle mennesker. Blant disse var det 13 Olypiske utøvere, 20 A-studenter og over 200 vellykkede entreprenører. Han spurte dem alle et enkelt spørsmål «Hva er din største hemmelighet for produktivitet».

Det var mange av svarene som gikk igjen og disse har resultert i listen under med 15 ting suksessfulle mennesker gjør. Dette ble også til boken «15 Secrets Successful People Know about Time Management» (Affiliatelenke til Tanum.no)

1. De fokuserer på minutter, ikke timer

De fleste forholder seg til en timeplan, de ultraproduktive derimot forholder seg til en minuttplan. Hvert av de 1440 minuttene teller. Selv mener jeg denne kanskje er «en smule» ekstrem. Jeg vil heller ha friheten og fleksibiliteten enn å være låst til en minuttplan. Det har jeg tross alt prøvd før.

2. De fokuserer kun på 1 ting om gangen

De ultrproduktive var også veldig klar på hva deres viktigste oppgave den dagen var, og brukte gjerne to timer om morgenen utelukkende på denne oppgaven uten distraksjoner.

Å fokusere på én ting gjør det også lettere å falle inn i flytsonen – din indre superheltmodus.

Invest the first part of your day working on your number one priority that will help build your business. – Tom Ziglar

3. De bruker ikke to-do lister

Istedet for å samle opp overveldende to-do lister med hauger av gjøremål så bruker de kalenderen sin aktivt og setter av spesifikk tid på når noe skal utføres. Ifølge undersøkelser vil i snitt hele 41% av gjøremål to-do lister aldri bli utført, istedet…

Continue reading →

Hør utallige lydbøker om personlig utvikling GRATIS på Storytel!

Et lite tips før helgen – Du finner et hav av lydbøker om personlig utvikling, ledelse, psykologi og økonomi, og et hav av andre bøker gratis på Storytel!

Jeg har hatt Storytel i over 2 år nå og elsker det! Uansett hvor jeg er eller går så har jeg et hav av lærerike bøker tilgjengelig rett i lommen. Romaner, fakta-bøker, personlig utvikling, investering, you name it – Storytel har det og jeg hører det!

Det er så behagelig å kunne høre på bøkene når som helst. Litt her og litt der, uansett hvor jeg er. Akkurat nå hører jeg på «Side Hustle» av Chris Guillebeau. Jeg hører på vei til jobb, i bilen, hjemme, på flyet, anywhere anytime! Det er så fantastisk behagelig!

Hvis du er en som elsker å lese og lære nye ting så anbefaler jeg Storytel «Big time«!! For et par hundrelapper i måneden får du en utømmelig kilde av gode lærerike bøker som du kan høre når som helst. Og det beste er, om du ikke er overbevist, du kan prøve helt gratis i 2 uker først! Du rekker å høre noen bøker på 2 uker, kjør på!

Hør gratis i 14 dager nå!

*Lenkene i dette innlegget er selvsagt affiliate-lenker, men det er likefullt mine fulle anbefaling og du har ingenting å tape. Det er gratis i 14 dager, så er det bare å avslutte om du ikke vil fortsette! (Husk å avslutte før 14-dagersperioden hvis du ikke vil ha videre abonnement

Et utvalg lydbøker du kan høre gratis på Storytel:

Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.20.12 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.19.58 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.19.35 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.19.29
Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.19.17 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.18.37 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.17.43 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.17.36
Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.17.25 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.15.26 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.14.56 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.14.38
Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.14.30 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.14.16 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.13.44 Skjermbilde 2017-11-10 kl. 20.13.56

Hør gratis i 14 dager nå!

*Lenkene i dette innlegget er selvsagt affiliate-lenker, men det er likefullt mine fulle anbefaling og du har ingenting å tape. Det er gratis i 14 dager, så er det bare å avslutte om du ikke vil fortsette! (Husk å avslutte før 14-dagersperioden hvis du ikke vil ha videre abonnement

Continue reading →